Política de tratamiento de datos

Comunicado De Privacidad

El presente comunicado de privacidad tiene el objetivo de hacer saber a todos los, clientes, proveedores funcionarios y contratistas a conocer, actualizar y verificar la información que ELECTRON SEGURIDAD S.A.S., haya recogido en bases de datos o archivos para fines administrativos o comerciales. Los cuáles serán tratados como se estipula en el documento MANUAL DE POLITICA DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES V-1.

Para dar cumplimiento a sus derechos como titular de los datos almacenados por ELECTRON SEGURIDAD S.A.S., con temas de actualización, verificación, corrección o supresión, se realizará por medio del correo protecciondedatos@electronseguridad.com

1.0. Base legal y ámbito de aplicación

La presente política de protección de datos personales, se desarrolla en cumplimiento a la ley estatutaria 1581 de 2012 de protección de datos y decretos reglamentarios, Esta política de tratamiento y protección de datos personales, será aplicable a los datos de los titulares (personas naturales), registrados en las bases de datos identificadas a nivel de la empresa, ya sean físicas o digitales y que los haga susceptibles de tratamiento lo que incluye recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, transmisión y/o transferencia, salvo en los casos exceptuados por la Ley, dando alcance a todos los titulares que tengan una relación con la empresa ELECTRON SEGURIDAD S.A.S., como son clientes , proveedores ,funcionarios y contratistas.

2.0. Introducion

La Empresa ELECTRON SEGURIDAD S.A.S., en cumplimiento con la reglamentación legal y con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, en especial con el artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar”. La Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” y el Decreto Reglamentario 1074 de 2015, en particular el Capítulo 25 “Reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” y el Capítulo 26 “Registro Nacional de Bases de Datos”, las cuales dictan las disposiciones generales para el tratamiento de datos personales, adopta, establece y acoge a partir del presente manual, LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES, con la finalidad de definir el contexto, actividades, procedimientos y los medios de comunicación para que el o los titulares puedan ejercer sus derechos de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales.

La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales de los Titulares, será aplicable a todos los datos que se recolecten por los diferentes medios y que constituirán el conjunto de las bases de datos físicas y electrónicas de la empresa ELECTRON SEGURIDAD S.A.S.

3.0. Objetivo

Fijar y documentar las instrucciones necesarias y suficientes para tratar, salvaguardar, proteger y gestionar la información contenida en las bases de datos que administran, usan y circulan de los titulares de la empresa ELECTRON SEGURIDAD S.A.S.

4.0. Definiciones Establecidas

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Publico: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos Sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del tratamiento: Personal natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

5.0. Principios

Atendiendo el derecho constitucional que tienen todas las personas (titulares) a conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir la información que reposa en las bases de datos, archivos físicos o electrónicos, se aplicara en todos los ámbitos de la entidad, lo siguientes principios rectores:

• PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que administren, manejen, actualicen o tengan acceso a información de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
• PRINCIPIO DE FINALIDAD: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima y ésta siempre debe ser informada al Titular.

ELECTRON SEGURIDAD S.A.S., recolectará los datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad legitima, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.

6.0. Autorización De La Política De Tratamiento

De acuerdo al artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular, Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de ELECTRON SEGURIDAD S.A.S., en los términos y condiciones recogidos en la misma.No será necesaria la autorización del titular cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública
• Casos de urgencia médica o sanitaria
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las personas

7.0. Datos De Navegación

El sistema de navegación y el software necesario para el funcionamiento de esta página web recogen algunos datos personales, cuya transmisión se haya implícita en el uso los protocolos de comunicación de Internet.

Por su propia naturaleza, la información recogida podría permitir la identificación de usuarios a través de su asociación con datos de terceros, aunque no se obtenga para ese fin. En esta categoría de datos se encuentran, la dirección IP o el nombre de dominio del equipo utilizado por el usuario para acceder a la página web, la dirección URL, la fecha y hora y otros parámetros relativos al sistema operativo del usuario.

Estos datos se utilizan con la finalidad exclusiva de obtener información estadística anónima sobre el uso de la página web o controlar su correcto funcionamiento técnico, y se cancelan inmediatamente después de ser verificados.

8.0. Cookies O Web Bugs

Este sitio web no utiliza cookies o web bugs para recabar datos personales del usuario, sino que su utilización se limita a facilitar al usuario el acceso a la página web. El uso de cookies de sesión, no memorizadas de forma permanente en el equipo del usuario y que desaparecen cuando cierra el navegador, únicamente se limitan a recoger información técnica para identificar la sesión con la finalidad de facilitar el acceso seguro y eficiente de la página web. Si no desea permitir el uso de cookies puede rechazarlas o eliminar las ya existentes configurando su navegador, e inhabilitando el código Java Script del navegador en la configuración de seguridad.

9.0. Rensponsable De Tratamientos De Datos

La empresa ELECTRON SEGURIDAD S.A.S., identificado con NIT 901.390.056-2. Es el responsable y encargado del tratamiento de datos personales, por medio de este documento establece el Manual Política para el tratamiento y protección de los datos personales de los titulares que tienen un vínculo laboral o comercial con la empresa.

A continuación, se enuncian la cobertura y las agencias con que cuenta:

Razón Social: ELECTRON SEGURIDAD S.A.S.

SEDE PRINCIPAL: Colombia -Sincelejo, Sucre.

Domicilio: Kra 20 # 18-23 Edf Bemons.

Dirección de correspondencia: Kra 20 # 18-23 Edf Bemons.

Correo: protecciondedatos@electronseguridad.com.

10.0. Politica De Tratameinto De Datos

La empresa ELECTRON SEGURIDAD S.A.S., adopta mediante el presente manual La Política de protección de datos personales de los titulares (funcionarios, contratistas, clientes y proveedores), la cual debe ser comunicada y socializada a todos los titulares, garantizando la protección de derechos como la privacidad, intimidad, el buen nombre y la imagen de nuestros interesados. La recolección de datos se limitará a los datos personales pertinentes y adecuados para lo que se recolectan o requieren.

11.0. Derechos De Los Titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD y a los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2.013, los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.

Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

Por estipulación a favor de otro y para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Los derechos del Titular son los siguientes:

11.1. Derecho de acceso o consulta: se trata del derecho del Titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que les han dado a sus datos personales.

11.2. Derechos de quejas y reclamos: la Ley distingue cuatro tipos de reclamos:

11. 3. Reclamo de corrección: el derecho del Titular a que se actualicen, rectifique o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

11. 4. Reclamo de supresión: el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

11.5.. Reclamo de revocación: el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.

11. 6. Reclamo de infracción: el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.

11.7.. Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento: salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la LEPD.

11.8.. Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones: el Titular o causahabiente solo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.

12.0. Procedimientos Para Ejercer Los Derechos Del Titular

Derecho de acceso o consulta

Según el artículo 21 del Decreto 1377 de 2.013, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos:

12.1 – Al menos una vez cada mes calendario.

12.2 – Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario. ELECTRON SEGURIDAD S.A.S. solamente podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.

El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a ELECTRON SEGURIDAD S.A.S. enviado, mediante correo electrónico a: protecciondedatos@electronseguridad.com indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a Cra. 20 # 18-23, Edificio Bemons, Of. 401, Sincelejo. La solicitud deberá contener los siguientes datos:

Nombre y apellidos del Titular.

Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.

Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.

Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.

Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.

El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:

Visualización en pantalla.

Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.

Correo electrónico u otro medio electrónico.

Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por ELECTRON SEGURIDAD S.A.S.

Una vez recibida la solicitud, ELECTRON SEGURIDAD S.A.S. resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD.

Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

- Derechos de quejas y reclamos

El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a ELECTRON SEGURIDAD S.A.S. enviado, mediante correo electrónico protecciondedatos@electronseguridad.com indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de reclamo”, o a través de correo postal remitido a Cra. 20 # 18-23, Edificio Bemons, Of. 401, Sincelejo. La solicitud deberá contener los siguientes datos:

Nombre y apellidos del Titular.

Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.

Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o infracción.

Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.

Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

ELECTRON SEGURIDAD S.A.S. resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

13.0.0 Medidas De Seguridad

ELECTRON SEGURIDAD S.A.S., con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Por otra parte, ELECTRON SEGURIDAD S.A.S., mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.

14.0.0. Finalidades Para El Tratamiento De Datos Personales

14.1 Finalidades para el tratamiento de datos públicos, semiprivados y privados

El Tratamiento de los datos personales de los titulares (funcionarios, contratistas, clientes y/o proveedores) o de cualquier persona que establezca una relación permanente u ocasional con la empresa ELECTRON SEGURIDAD S.A.S., serán los necesarios para el cumplimiento de su actividad propia. En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y Tratados para las finalidades descritas en la Guía Respectiva, GUIA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Los datos personales proporcionados, serán utilizado sólo para las finalidades descritas, por lo tanto, la empresa ELECTRON SEGURIDAD S.A.S., no procederá a vender, usar, circular, compartir, transmitir, transferir o divulgar la misma, salvo que:

• Exista autorización expresa para hacerlo.
• Sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados.
• Sea necesario con el fin de proveer los servicios
• Que sea requerido o permitido por la ley.

La empresa ELECTRON SEGURIDAD S.A.S., podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de información en desarrollo de determinadas funciones encomendadas. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, advirtiendo a esos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros, mediante la suscripción de contratos o acuerdos de confidencialidad.

Para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se procederá, respetando el interés superior de los menores, de acuerdo con el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013.

Finalidades específicas según los servicios de ELECTRON SEGURIDAD S.A.S.:

• Prestar el servicio de monitoreo de alarmas: recibir y gestionar las señales del sistema, contactar al titular y a sus contactos de emergencia, y coordinar la reacción con la Policía, Bomberos y supervisores.
• Prestar el servicio de rastreo satelital GPS: tratar los datos de ubicación, velocidad, recorridos e históricos de los vehículos, personas o activos rastreados, durante el tiempo contratado (hasta 6 meses de historial en plataforma).
• Instalar, configurar y dar soporte a cámaras de seguridad (CCTV), control de acceso y detección de incendio, incluido el tratamiento de imágenes y datos biométricos cuando el servicio lo requiera, con autorización expresa del titular.
• Atender solicitudes de cotización, ayuda técnica y peticiones, quejas y reclamos (PQR), asignar un número de radicado y dar respuesta por correo electrónico o teléfono.
• Facturar, gestionar pagos y recaudo a través de plataformas de pago de terceros.
• Enviar información comercial sobre los servicios de la empresa, cuando el titular lo haya autorizado.

14.2 Datos sensibles

En virtud, de la Ley 1581 del 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”. Artículo 5 “..se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (Imágenes, Videos, Huellas, Reconocimiento Facial, Audios, entre otros.)”.

La empresa ELECTRON SEGURIDAD S.A.S., realiza tratamiento de datos personales sensibles. El tratamiento de los datos personales de naturaleza sensible está prohibido por el ordenamiento jurídico colombiano, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6 Tratamiento de datos sensibles de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

La empresa ELECTRON SEGURIDAD S.A.S., se permite informar, que además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización como se expone en el numeral 6.0 de esta política, usted tiene la libre facultad de no autorizar el tratamiento de sus datos sensibles.

La empresa ELECTRON SEGURIDAD S.A.S., tratará los datos sensibles bajo estrictos estándares de seguridad y confidencialidad. Para este fin, se han implementado medidas administrativas, de obligatorio cumplimiento para los involucrados y, en tanto es aplicable según el caso, a los funcionarios, contratistas, clientes y proveedores. La empresa ELECTRON SEGURIDAD S.A.S., podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

a. El Titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

b. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

c. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

d. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

15.0. Vigencia

«Las bases de datos responsabilidad de ELECTRON SEGURIDAD S.A.S., serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario. ELECTRON SEGURIDAD S.A.S., procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dicha base de datos ha sido creada sin un periodo de vigencia definido.

La presente política de tratamiento permanece vigente desde el 1 de enero de 2026 y deroga todas las que le sean contrarias.

16.0 Canales de atención

Para ejercer sus derechos como titular, radicar peticiones, quejas o reclamos, o consultar el estado de una solicitud, ELECTRON SEGURIDAD S.A.S. dispone de los siguientes canales:

• Formulario de PQR en el sitio web: electronseguridad.com/soy-cliente/pqr/ (asigna un número de radicado y envía copia al correo del titular).
• Correo de protección de datos: protecciondedatos@electronseguridad.com
• Correo de atención y seguimiento: operaciones@electronseguridad.com
• Teléfono y WhatsApp: 321 550 0606 · Fijo: (605) 275 2828
• Correspondencia: Cra. 20 # 18-23, Edificio Bemons, Of. 401, Barrio Ford, Sincelejo, Sucre.